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Virtuelle Teams führen

Virtuelle Team führen

Vertrauen ist der Treibstoff für den Erfolg

Permanente Innovationen in der Kommunikations- und Informationstechnologie fördern die ortsungebundene Zusammenarbeit virtueller Teams. Sie ermöglichen den Einsatz von Experten, unabhängig davon, wo sie ihren Arbeitsplatz haben. Diese Art der Zusammenarbeit hat viele Vorteile und birgt gleichzeitig besondere Herausforderungen.
Laut einem Artikel der Internetplattform Human Resources Manager vom 04.12.2018, kennzeichnet sie drei Merkmale:

  1. Virtuelle Teams tragen die Merkmale traditioneller Teams in sich, das heißt, es sind Gruppen, deren Zweck in der gemeinsamen Zielerreichung besteht.
  2. Virtuelle Teams arbeiten dezentralisiert.
  3. Virtuelle Teams arbeiten überwiegend mit elektronischen Kommunikationsmitteln.

Ein Praxisfall

Stellen Sie sich folgende Situation vor.

Sie leiten seit einiger Zeit ein Team aus 12 Mitarbeitern, die in sieben verschiedenen europäischen Ländern sitzen. Ihr eigenes Büro ist die Unternehmenszentrale in Essen. Aufgrund der räumlichen Distanz sehen sie sich selten. Sie arbeiten also eher in virtuellen Strukturen und Räumen zusammen.

Ein vertrauensvoller Beziehungsaufbau zwischen allen Teammitgliedern entwickelt sich aufgrund der räumlichen Distanz und der vorwiegend über Telefon und E-Mail stattfindenden Kommunikation nur schleppend.

Hinzu kommt, dass vielen Teammitgliedern die Identifikation mit dem virtuellen Team schwerfällt und die soziale Interaktion der digital vernetzten Teammitglieder zu kurz kommt. Kulturelle Unterschiede führen leicht zu Missverständnissen und zu unterschiedlichen Interpretationen der Aufgaben und Rollen.

Dies führt bei Ihnen zu steigender Unzufriedenheit und Unsicherheit über Ihre weiteren Vorgehens- und Verhaltensweisen.

Was also tun, wenn man über Standorte, Länder oder Kontinente verteilt arbeitet?

    1. Vertrauen ist das A und O
      Laut einer Rochus Mummert Studie aus 2013 liegt der Schlüsselfaktor für den Erfolg von Teamarbeit immer im Aufbau von Vertrauen. Dort heißt es: "In der klassischen Bürowelt mit persönlichen Treffen wird dieses Vertrauen fast unbemerkt durch vielfältige menschliche Kommunikation und Körpersprache gebildet - auch dort ist Vertrauensaufbau kein Selbstläufer - das Gegenteil ist genauso schnell möglich!"
      Vertrauensaufbau zwischen allen Teammitgliedern, inklusive der Führungskraft, als auch für das System virtuelles Team, steht also an erster Stelle.
      Dieser gelingt besonders gut, wenn die Teammitglieder eine inspirierende Teamvision, die Teamziele und der damit verbundenen Umsetzungsstrategie gemeinsam entwickeln, z. B. in einem Onboarding. Ein wichtiger Erfolgsfaktor dabei ist: jeder bringt sich aktiv bei der Ausarbeitung der Schwerpunkte ein. Fast nebenbei erreichen Sie dadurch ein besseres Kennenlernen und den damit verbundenen Vertrauensaufbau.
      Unserer Erfahrung nach ist außerdem die wertschätzende Klärung der gegenseitigen Erwartungshaltungen ein regelrechter Vertrauens-Booster.
    2. Interkulturelle Sensibilität leben
      Virtuelle Team führen

      Unterschiedliche Interpretationen zu Rollen, Aufgaben oder einzelnen Aussagen und Aktionen aufgrund verschiedener kultureller Hintergründe sind keine Seltenheit. Es ist nötig, Mehrdeutigkeit und Unvollkommenheit auszuhalten, zu balancieren und anderen durch Sinnstiftung dabei zu helfen. Fördern Sie aktiv die Entwicklung interkultureller Sensibilität als Einstellung und Haltung. Seien Sie Vorbild.
    3. Raum für informellen Austausch ermöglichen
      Menschen sind soziale Wesen, die menschliche Nähe benötigen. Wenn man über einen längeren Zeitraum miteinander arbeitet und gemeinsam Ziele verfolgt, ist der persönliche Kontakt essenziell – auch in virtuellen Teams. Pflegen Sie deswegen den persönlichen Kontakt mit Ihren Mitarbeitern. Fördern Sie so oft wie möglich den Austausch der Teammitglieder untereinander. Denn auch Teams, die auf Distanz zusammenarbeiten, leben von persönlichen Beziehungen und regelmäßiger Kommunikation.
    4. Effektive Kommunikationsstrukturen schaffen
      Effektive Kommunikation
      Moderne Kommunikationsstrukturen sind für die erfolgreiche digitale Zusammenarbeit auf Distanz unerlässlich. Legen Sie dafür die notwendigen Tools und Kommunikationskanäle einer Cloud-basierten Zusammenarbeit fest. Sorgen Sie, sofern nötig, für den Aufbau von Medienkompetenz.
      Als digitale Kommunikationsmedien werden vorrangig solche ausgewählt, die eine sogenannte „Media Richness“, also Reichhaltigkeit, besitzen. Zum Beispiel Videokonferenzen verschiedenster Formate. Diese übermitteln auch emotionale und relationale Botschaften. Also nicht nur informative Inhalte wie in E-Mails und Messenger Diensten. Über den reinen Sachinhalt hinaus werden zusätzlich Mimik und Gestik des Anderen und damit persönliche Informationen übermittelt. Dies kann den Vertrauens- und Beziehungsaufbau im Team fördern und virtuellen Teams bei der Überwindung der Distanzen helfen.
      Berücksichtigen Sie zudem die Frage, welche technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen berücksichtigt werden müssen.
    5. Eigenverantwortung stärken – Kontrolle reduzieren
      Fordern und fördern Sie eigenverantwortliches Arbeiten. Es ist notwendig, dass Teammitglieder die Auswirkungen des eigenen Handels auf das Teamergebnis abschätzen können. 
      Elementar ist dabei die Sinnvermittlung, also vom "Know how" zum "Know why". Denn jedes einzelne Teammitglied möchte Antwort haben auf die Frage: "What's in it for me?".
      Kontrolle ersetzten Sie durch konstruktives Feedback und der Besprechung von Zwischenzielen.

Fazit:

Führen und Arbeiten auf Distanz stellt teils höhere Anforderungen an die Mitarbeiter und Führungskräfte. "Räumliche, kulturelle, zeitliche, sprachliche und operationale Distanzen müssen überbrückt werden," so Prof. Dr. Markus H. Dahm, Professor der FOM. Vertrauen trotz räumlicher Entfernung aufbauen, Verantwortung übertragen, kooperieren und Wissen teilen sowie technische und manchmal auch sprachliche sowie kulturelle Barrieren überwinden, sind die Herausforderungen in der digitalen Zusammenarbeit.

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